Warum es das gibt
Die Frage „wie viele Tage habe ich noch“ kommt in jedem Betrieb, und in den meisten kann sie niemand sofort beantworten. Dann wird gerechnet, gestritten, und am Jahresende stehen plötzlich Resttage im Raum, die niemand eingeplant hat.
Das Urlaubskonto beantwortet die Frage an einer Stelle: Anspruch, genommen, offen. Es rechnet automatisch mit, sobald ein Antrag genehmigt wird, und jeder sieht seinen eigenen Stand, ohne nachzufragen.
Was unternio bewusst nicht macht: den gesetzlichen Anspruch selbst ausrechnen. Der hängt von Arbeitstagen pro Woche, Eintrittsdatum und Vertrag ab. Den Anspruch trägst du ein, das Mitzählen übernimmt unternio.
Wofür du es brauchst
- Die Standardfrage. Wie viele Tage sind noch offen, ohne Excel und ohne Nachfragen.
- Jahresplanung. Wer noch viele Resttage hat, sollte sie einplanen, bevor der Dezember zum Problem wird.
- Teilzeit. Bei anderen Wochenarbeitstagen ist der Anspruch ein anderer; er wird je Person eingetragen.
- Eintritt im laufenden Jahr. Der anteilige Anspruch wird von Hand hinterlegt, danach zählt unternio korrekt mit.
Wie genau: Schritt für Schritt
Konten öffnen
Im Modul Abwesenheiten auf die Ansicht Urlaubskonten wechseln.
Anspruch pflegen
Je Person den Jahresanspruch eintragen. Bei Teilzeit rechnest du den Anspruch anteilig, der Ratgeber erklärt die Umrechnung.
Übertrag setzen
Trage zum Jahreswechsel den Resturlaub ein, der übertragen werden darf. Beachte eure Regelung zum Verfall.
Stand prüfen
Die Spalte Resturlaub zeigt, was noch offen ist. Genommene Tage kommen automatisch aus den genehmigten Abwesenheiten.
Zum Jahresende gegensteuern
Schau im Oktober auf die Konten. Wer dann noch zweistellig offen hat, sollte planen, sonst stehen im Dezember alle gleichzeitig auf der Urlaubsliste und der Dienstplan wird unlösbar.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Ein Mitarbeiter hat 28 Urlaubstage im Jahr. Bis Juli hat er 11 genommen, für August sind 10 genehmigt.
Was das Konto zeigt: Anspruch 28, genommen 21, offen 7. Die genehmigten Augusttage zählen als genommen, sobald der Antrag durch ist, nicht erst wenn der Urlaub vorbei ist.
Was daraus folgt: Im Oktober sieht die Leitung, dass er noch sieben Tage hat. Sie spricht ihn an, statt im Dezember vor dem Problem zu stehen, dass drei Leute gleichzeitig Resturlaub nehmen wollen.
Beim Jahreswechsel: Der Anspruch für das neue Jahr wird eingetragen. Ob und wie viel übertragen wird, richtet sich nach Gesetz und Vertrag; unternio entscheidet das nicht für dich.
So rechnet unternio
| Größe | Woher sie kommt |
|---|---|
| Jahresanspruch | von dir je Person hinterlegt, aus Arbeitsvertrag oder Gesetz |
| Übertrag | von dir zum Jahreswechsel eingetragen |
| Genommen | automatisch aus genehmigten Abwesenheiten, halbe Tage anteilig |
| Rest | Anspruch plus Übertrag minus genommen |
Gesetzliche Feiertage werden bei der Berechnung berücksichtigt. Örtlich begrenzte Feiertage sind nicht vollständig hinterlegt, prüfe sie bei Bedarf selbst.
Teilzeit und unterjähriger Eintritt
Bei Teilzeit richtet sich der Anspruch nach den Arbeitstagen pro Woche, nicht nach den Stunden. Wer an drei Tagen arbeitet, hat bei 30 Urlaubstagen in Vollzeit (fünf Tage) einen Anspruch von 18 Tagen. Bei unterjährigem Eintritt wird üblicherweise pro angefangenem Monat ein Zwölftel gerechnet.
Wenn es klemmt
- Der Anspruch stimmt nicht.
- Er wird je Person eingetragen und nicht berechnet. Bei Teilzeit oder Eintritt im laufenden Jahr rechnest du ihn selbst aus und trägst ihn ein.
- Genommene Tage fehlen.
- Gezählt wird nur, was als Abwesenheit erfasst und genehmigt ist. Urlaub, den jemand nur mündlich abgesprochen hat, taucht nicht auf.
- Resturlaub aus dem Vorjahr.
- Wird nicht automatisch übertragen. Trag ihn beim neuen Anspruch ein, wenn er übertragen wird.
- Ein Mitarbeiter sieht fremde Konten.
- Sollte nicht sein. Mitarbeiter sehen nur ihr eigenes; wenn nicht, prüf die Rolle im Team-Bereich.