Warum es das gibt
Der Weg vom angenommenen Angebot zur Rechnung ist die Stelle, an der in kleinen Betrieben am meisten Geld liegen bleibt. Nicht weil jemand nicht rechnen kann, sondern weil abgetippt wird: Eine Position wird vergessen, ein Preis wird falsch übernommen, oder die Rechnung wird gar nicht erst geschrieben, weil der Auftrag längst erledigt ist und die Papierarbeit liegen blieb.
Deshalb gibt es diesen einen Knopf. Er übernimmt alle Positionen, den Kunden und den Titel unverändert, zieht die nächste Rechnungsnummer und setzt das Angebot auf „angenommen“. Was du danach noch änderst, änderst du bewusst, nicht aus Versehen.
Wofür du es brauchst
- Der Kunde hat zugesagt. Ein Klick, und der Rechnungsentwurf steht mit allen Positionen.
- Du willst die Zusage dokumentieren. Das Angebot wechselt automatisch auf „angenommen“, du siehst später, welches Angebot zu welcher Rechnung geführt hat.
- Es wurde doch etwas mehr. Der Entwurf ist voll bearbeitbar: Positionen ergänzen, Mengen anpassen, dann festschreiben.
- Du rechnest in Teilen ab. Wandle um, kürz die Positionen auf den erledigten Teil, und leg für den Rest später eine zweite Rechnung an.
Wie genau: Schritt für Schritt
Angebot finden
In der Angebotsliste den passenden Eintrag suchen, notfalls über Strg + K.
Umwandeln
Im Zeilenmenü auf In Rechnung klicken.
Rechnung prüfen
Der Rechnungs-Editor öffnet sich mit allen übernommenen Daten. Prüfe Leistungsdatum, Zahlungsziel und gegebenenfalls die Leitweg-ID.
Festschreiben
Erst mit dem Festschreiben wird die Rechnung ein unveränderbarer Beleg. Siehe Rechnung erstellen und festschreiben.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Das Angebot über die Hallenbeleuchtung ist angenommen, die Arbeit ist erledigt. Beim Einbau kamen zwei Leuchten mehr dazu, weil ein Lagerbereich vergessen worden war.
Was er macht: In der Angebotsliste beim betreffenden Angebot auf „In Rechnung umwandeln“. Der Rechnungseditor öffnet sich mit allen drei Positionen, dem Kunden und dem Titel. Bei den Leuchten ändert er die Menge von 42 auf 44, bei der Montage von 16 auf 18 Stunden.
Vor dem Festschreiben: unternio prüft, ob alle Pflichtangaben für eine ordnungsgemäße Rechnung da sind: eigene Anschrift, Steuernummer, Kundenanschrift, Leistungsdatum. Fehlt etwas, sagt es dir vorher, welches Feld. Erst dann bekommt die Rechnung ihre Nummer und wird unveränderbar.
Danach: Das Angebot steht auf „angenommen“, die Rechnung auf „offen“ mit Fälligkeit in 14 Tagen. Ab drei Tagen vor Fälligkeit taucht sie im Frühwarnsystem auf.
Was übernommen wird und was nicht
| Angabe | Wird übernommen |
|---|---|
| Kunde mit Anschrift | ja, inklusive strukturiertem Snapshot für die E-Rechnung |
| Positionen, Mengen, Einheiten, Preise | ja, unverändert |
| Steuersätze | ja, auch die Kleinunternehmer-Einstellung |
| Einleitungs- und Schlusstext | ja, aber prüfe die Formulierung, ein Angebotstext passt selten wörtlich auf eine Rechnung |
| Rechnungsnummer | nein, sie wird neu und fortlaufend vergeben |
| Leistungsdatum und Zahlungsziel | nein, das setzt du in der Rechnung |
Teilrechnungen und Abschläge
Für Abschlagsrechnungen legst du eigene Rechnungen an und benennst sie eindeutig, zum Beispiel 1. Abschlag von 3. In der Schlussrechnung ziehst du die bereits berechneten Beträge als eigene Position ab. Eine automatische Abschlagsverwaltung gibt es derzeit nicht.
Wenn es klemmt
- Der Knopf ist nicht da.
- Er erscheint nur bei Angeboten, die nicht abgelehnt sind, und nur wenn du Schreibrechte für Rechnungen hast. Der Buchhalter-Zugang sieht ihn nicht.
- Ich habe versehentlich zweimal umgewandelt.
- Dann hast du zwei Entwürfe. Entwürfe darfst du löschen, sie haben noch keine Nummer und sind buchhalterisch nicht existent.
- Die Rechnung soll ein anderes Datum haben.
- Rechnungs- und Leistungsdatum sind im Entwurf frei änderbar. Nach dem Festschreiben nicht mehr, dann hilft nur ein Storno.
- Positionen aus dem Angebot fehlen in der Rechnung.
- Leere Positionen ohne Menge oder Bezeichnung werden nicht übernommen. Prüf im Angebot, ob die Zeile wirklich gefüllt war.