Warum es das gibt
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung steht fest, seit das Bundesarbeitsgericht 2022 entschieden hat, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen müssen. Erfassen allein reicht aber nicht: aufgezeichnete Zeiten, die gegen das Gesetz verstoßen, sind bei einer Prüfung ein Beleg gegen dich, kein Schutz.
Der Bericht sieht dieselben Daten wie ein Prüfer und sagt dir vorher, was auffällt. Er ist eine Hilfe, keine Rechtsberatung: was am Ende zulässig ist, hängt an Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen und Ausnahmen, die unternio nicht kennt.
Wofür du es brauchst
- Vor der Lohnabrechnung. Ein Blick, bevor die Zeiten in die Abrechnung gehen.
- Nach einer heißen Phase. Messe, Inventur, Saisonspitze: danach steht schwarz auf weiß, wer wie lange durchgearbeitet hat.
- Vor einer Prüfung. Zoll und Gewerbeaufsicht schauen auf genau diese Punkte.
- Als Fürsorge. Sechs Tage am Stück fallen im Alltag niemandem auf, dem Bericht schon.
Wie genau: Schritt für Schritt
Bericht öffnen
Im Bereich Werkzeuge die Kachel Arbeitszeit-Prüfbericht anklicken. Er rechnet beim Öffnen.
Kacheln lesen
Fünf Zahlen: zu lange Tage (§ 3 ArbZG), zu lange Wochen (§ 3), verletzte Pausen (§ 4), verletzte Ruhezeiten (§ 5) und Sonntagsarbeit (§ 9), dazu Arbeitstage am Stück.
Befunde durchgehen
Jeder Befund nennt Datum, Person und Grund. Die Liste zeigt die jüngsten 40; für alle druckst du den Bericht.
Grenzwerte anpassen
Passen die Werte nicht zu deinem Betrieb, änderst du sie unter Abwesenheiten im Regelwerk. Dort steht auch das Bundesland für die Feiertage.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Ein Betrieb mit fünf Mitarbeitern, Stempeluhr seit drei Monaten im Einsatz.
Was passiert: Der Bericht meldet vier Befunde: zweimal über zehn Stunden an einem Tag, einmal nur neun Stunden Ruhe zwischen Feierabend und nächstem Arbeitsbeginn, einmal acht Arbeitstage in Folge.
Was der Inhaber macht: Die langen Tage betreffen beide Male dieselbe Person in derselben Woche. Er spricht sie an und verschiebt ihr die nächsten Termine.
Der eigentliche Gewinn: Das Gespräch findet statt, solange es noch um Organisation geht, und nicht, wenn jemand ausfällt.
Grenzen der Prüfung
Wenn es klemmt
- Der Bericht meldet nichts.
- Dann hat in den letzten 90 Tagen niemand gestempelt oder Zeiten gebucht. Ohne erfasste Zeiten gibt es nichts zu prüfen.
- Eine Person taucht nie auf.
- Steht ihr Profil auf Vertrauensarbeitszeit, werden für sie keine Stempelzeiten geprüft. Das ist so gewollt.
- Die Grenzwerte passen nicht zu uns.
- Du stellst sie unter Abwesenheiten im Regelwerk ein, etwa acht statt zehn Stunden am Tag.
- Zeiten aus dem Zeitmesser und der Stempeluhr am selben Tag.
- Dann zählt die Stempelzeit. Der Zeitmesser misst abrechenbare Tätigkeiten, die Stempeluhr die Anwesenheit; doppelt gezählt wird nichts.