Warum es das gibt
Eine E-Rechnung ist kein PDF per Mail. Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung, das ein Mensch lesen muss. Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den die Buchhaltungssoftware des Empfängers ohne Abtippen einliest.
Zwei Formate sind in Deutschland üblich. XRechnung ist eine reine XML-Datei, die vor allem öffentliche Auftraggeber verlangen. ZUGFeRD ist ein PDF, in das dieselbe XML eingebettet ist: Ein Mensch sieht ein normales Dokument, die Software des Empfängers findet die Daten darin. Wenn du die Wahl hast, ist ZUGFeRD meist die angenehmere Variante.
Der Grund, warum das mehr als eine Formalie ist: Bei öffentlichen Auftraggebern wird eine PDF-Rechnung schlicht abgelehnt, und seit der schrittweisen Einführung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen wächst der Kreis derer, die darauf bestehen.
Wofür du es brauchst
- Dein Kunde ist eine Behörde, Stadt oder ein öffentlicher Betrieb. Dort ist XRechnung Pflicht, dazu brauchst du von ihm eine Leitweg-ID.
- Ein größerer Geschäftskunde verlangt strukturierte Rechnungen. ZUGFeRD deckt das ab und sieht für Menschen aus wie ein normales PDF.
- Du willst Rückfragen vermeiden. Was die Software des Empfängers direkt einliest, wird nicht abgetippt und damit auch nicht falsch abgetippt.
- Du willst dich auf kommende Pflichten vorbereiten. Wer den Ablauf einmal durchgespielt hat, steht nicht unter Zeitdruck, wenn ein Kunde es plötzlich verlangt.
Wie genau: Schritt für Schritt
Stammdaten vervollständigen
Ohne Telefonnummer ist keine gültige XRechnung möglich, sie ist Pflichtfeld der Norm. Ergänze außerdem Anschrift, E-Mail und Steuernummer oder USt-IdNr.
Kundendaten prüfen
Der Kunde braucht eine vollständige Anschrift. Öffentliche Auftraggeber brauchen zusätzlich die Leitweg-ID, die du im Rechnungs-Editor einträgst.
Einheiten setzen
Jede Position braucht eine Einheit aus dem Norm-Katalog, zum Beispiel Stück, Stunde oder Pauschale. unternio bietet sie im Positions-Editor an.
Format wählen
Im Zeilenmenü der Rechnung das gewünschte Format wählen. XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML, das Menschen und Maschinen lesen können.
Fehler beheben
Fehlt etwas, nennt unternio die konkret verletzten Regeln in verständlicher Form. Ergänze die Angabe und erzeuge die Datei erneut.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Ein Handwerksbetrieb hat für eine Stadtverwaltung gearbeitet. Die Vergabestelle hat ihm eine Leitweg-ID mitgeteilt und weist darauf hin, dass nur XRechnung akzeptiert wird.
Was er vorbereitet: In den Stammdaten müssen Anschrift, Postleitzahl, Ort, E-Mail, Telefon und Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vollständig sein. Die Telefonnummer ist dabei der Klassiker: Sie ist für XRechnung Pflichtangabe, in normalen Rechnungen aber nicht, deshalb fehlt sie oft.
Was er einträgt: Beim Kunden ergänzt er die vollständige Rechnungsanschrift und die Leitweg-ID. In der Rechnung selbst prüft er, dass jede Position eine Einheit hat, also etwa Stunde oder Stück.
Der Abruf: Nach dem Festschreiben wählt er im Zeilenmenü der Rechnung „E-Rechnung XML (XRechnung)“. unternio erzeugt die Datei, prüft sie gegen die Norm und legt sie unveränderbar im Archiv ab. Fehlt eine Pflichtangabe, nennt die Meldung die konkret verletzte Regel, statt nur „ungültig“ zu sagen.
Welches Format wann
| Format | Wann sinnvoll |
|---|---|
| XRechnung (XML) | Öffentliche Auftraggeber in Deutschland, oft mit Leitweg-ID und Zustellung über ein Portal. |
| ZUGFeRD (PDF) | Geschäftskunden. Der Empfänger sieht ein normales PDF, seine Software liest die eingebetteten Daten. |
Archivierung
Jede erzeugte Datei wird zusammen mit der Rechnung archiviert und ist später über den GoBD-Export abrufbar. Damit erfüllst du die Anforderung, das empfangene beziehungsweise ausgegebene Original aufzubewahren.
Wenn es klemmt
- Die Erzeugung bricht mit einer Regelnummer ab.
- Die Meldung nennt die verletzte Regel der Norm. Am häufigsten sind es die fehlende Telefonnummer in den eigenen Stammdaten, eine unvollständige Kundenanschrift oder eine Position ohne Einheit.
- Der Kunde hat mir keine Leitweg-ID gegeben.
- Ohne sie lässt sich keine XRechnung an einen öffentlichen Auftraggeber erzeugen. Frag bei der Vergabestelle nach, sie steht meist schon in der Auftragsbestätigung.
- Was ist der Unterschied zwischen den beiden Menüpunkten?
- XML ist die reine XRechnung ohne Sichtdokument, PDF ist ZUGFeRD, also ein lesbares PDF mit eingebetteten Daten. Frag deinen Kunden, was er braucht.
- Kann ich die E-Rechnung vor dem Festschreiben erzeugen?
- Nein. Erst mit dem Festschreiben bekommt die Rechnung ihre Nummer, und ohne Nummer ist sie normwidrig.