Reisekosten und Bewirtung absetzen: der Guide für Selbstständige
Aktualisiert: Juli 2026Lesezeit: 9 Min.
Geschäftsreisen und Kundenessen kosten Geld, aber ein guter Teil davon lässt sich von der Steuer absetzen. Damit das reibungslos klappt, kommt es auf die richtigen Pauschalen und saubere Belege an. Hier erfährst du in Ruhe, was du 2025/2026 absetzen kannst und worauf das Finanzamt achtet.
Das Wichtigste in 30 Sekunden
Reisekosten sind Betriebsausgaben: Fahrt, Verpflegung und Übernachtung mindern deinen Gewinn.
30 Cent pro Kilometer: Die Kilometerpauschale gilt für Dienstreisen mit dem eigenen PKW, für Hin- und Rückweg.
Verpflegungspauschale: 14 Euro ab 8 Stunden Abwesenheit, 28 Euro bei 24 Stunden.
Bewirtung zu 70 Prozent: Geschäftsessen sind zu 70 Prozent absetzbar und brauchen einen detaillierten Beleg.
Reisekosten absetzen: Was gehört dazu?
Reisekosten sind alle Kosten, die durch eine betrieblich veranlasste Reise entstehen. Sie gliedern sich in vier Bereiche: Fahrt, Verpflegung, Übernachtung und Nebenkosten.
Fahrtkosten: Kilometerpauschale und öffentliche Verkehrsmittel
Fährst du mit dem eigenen PKW, kannst du die Kilometerpauschale von 30 Cent pro gefahrenem Kilometer ansetzen, und zwar für Hin- und Rückweg. Beim Motorrad sind es 20 Cent pro Kilometer. Nutzt du Bahn oder Flugzeug, setzt du die tatsächlichen Kosten laut Beleg an.
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Nicht verwechseln: Die Kilometerpauschale von 30 Cent gilt für Dienstreisen. Die Entfernungspauschale für den normalen Arbeitsweg beträgt 2026 dagegen 38 Cent, aber nur für die einfache Strecke. Das sind zwei verschiedene Dinge.
Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen
Für die Verpflegung auf Reisen gibt es feste Pauschalen. Im Inland gilt 2025/2026:
Situation
Pauschale
Abwesenheit mehr als 8 Stunden
14 €
An- und Abreisetag (mehrtägige Reise)
14 €
volle 24 Stunden Abwesenheit
28 €
Werden dir Mahlzeiten gestellt, wird die Pauschale gekürzt: Frühstück um 20 Prozent (5,60 Euro), Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent (11,20 Euro) der vollen Tagespauschale.
Übernachtung und Nebenkosten
Übernachtungskosten sind in tatsächlicher Höhe absetzbar. Ist im Hotelpreis ein Frühstück enthalten, muss es separat ausgewiesen oder pauschal mit 5,60 Euro abgezogen werden. Zu den Reisenebenkosten zählen zum Beispiel Parkgebühren, Maut oder Gepäckaufbewahrung.
Bewirtungskosten: Regeln und Nachweise
Was sind Bewirtungskosten?
Bewirtungskosten entstehen, wenn du aus geschäftlichem Anlass Personen bewirtest, etwa ein Kunde beim Mittagessen. Nur der geschäftliche Anlass zählt, rein private Essen sind nicht absetzbar.
Die 70-Prozent-Regel
Bewirtungskosten sind grundsätzlich nur zu 70 Prozent als Betriebsausgabe absetzbar. Die verbleibenden 30 Prozent trägst du selbst. Anders bei der Umsatzsteuer: Die kannst du bei ordnungsgemäßer Rechnung vollständig als Vorsteuer geltend machen (sofern du vorsteuerabzugsberechtigt bist).
Der Bewirtungsbeleg: formale Anforderungen
Ein Bewirtungsbeleg muss diese Angaben enthalten:
Ort und Tag der Bewirtung
die Teilnehmer (alle, auch du selbst)
den konkreten Anlass der Bewirtung
die Höhe der Aufwendungen
Beim Anlass reicht keine Floskel wie "Geschäftsessen". Beschreibe konkret, worum es ging, zum Beispiel "Projektbesprechung Website-Relaunch mit Kunde XY". In Bewirtungsbetrieben muss die Rechnung maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein (mit TSE-Absicherung).
Wichtige Neuerungen 2025/2026
Ein paar Punkte haben sich geändert oder sind neu zu beachten:
Umsatzsteuer in der Gastronomie ab 2026: Für Speisen gilt der ermäßigte Satz von 7 Prozent, für Getränke weiterhin 19 Prozent. Details dazu im Beitrag zu Umsatzsteuer, Vorsteuer und Mehrwertsteuer.
E-Rechnungspflicht ab 2025: Auch Bewirtungsbelege zwischen inländischen Unternehmen können davon betroffen sein. Mehr dazu bei der E-Rechnung 2025.
Reise- und Bewirtungskosten in der EÜR
Als Selbstständiger erfasst du Reise- und Bewirtungskosten als Betriebsausgaben in deiner Einnahmenüberschussrechnung. Wichtig ist die lückenlose Belegpflicht: Ohne Beleg kein Abzug. Alle Unterlagen musst du außerdem über die gesetzlichen Fristen aufbewahren.
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Sammle Belege am besten direkt unterwegs digital, zum Beispiel als Foto. So geht nichts verloren, und du hast am Jahresende keinen Zettelberg. Beachte dabei die Vorgaben zur revisionssicheren Aufbewahrung.
Häufige Fehler vermeiden
Anlass zu vage dokumentiert: Ein unkonkreter Bewirtungsanlass wird vom Finanzamt gern gestrichen.
Belege fehlen oder sind unvollständig, besonders bei kleinen Beträgen.
Entfernungs- und Kilometerpauschale verwechselt: Arbeitsweg ist nicht gleich Dienstreise.
Mit etwas Ordnung und den richtigen Pauschalen holst du dir zurück, was dir zusteht, ohne Ärger mit dem Finanzamt.
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Checkliste: Reise- und Bewirtungskosten korrekt absetzen 2025/2026
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Welche Verpflegungspauschalen gelten 2025/2026 in Deutschland?
Für Inlandsreisen betragen die Pauschalen 14 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden und 28 Euro bei 24 Stunden Abwesenheit. Am An- und Abreisetag werden jeweils 14 Euro angesetzt.
Wie hoch ist die Kilometerpauschale für Dienstreisen mit dem PKW?
Für Dienstreisen mit dem eigenen PKW kannst du 30 Cent pro gefahrenem Kilometer ansetzen, also für Hin- und Rückweg.
Wie müssen Bewirtungskosten dokumentiert werden?
Ein Bewirtungsbeleg muss Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass der Bewirtung und die Höhe der Aufwendungen enthalten. Der Anlass muss konkret beschrieben werden, allgemeine Formulierungen reichen nicht aus.
Sind Bewirtungskosten vollständig absetzbar?
Nein. Bewirtungskosten sind grundsätzlich nur zu 70 Prozent als Betriebsausgabe absetzbar. Die Umsatzsteuer kannst du bei ordnungsgemäßer Rechnung aber vollständig geltend machen.
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