Reisekosten absetzen: Was gehört dazu?
Reisekosten sind alle Kosten, die durch eine Reise für die Firma entstehen. Solche Kosten sind Betriebsausgaben. Eine Betriebsausgabe ist im Grunde genommen eine Ausgabe für deine Firma, die deinen Gewinn und damit deine Steuer senkt. Beispiel: das Bahnticket zum Kundentermin. Reisekosten teilen sich in vier Bereiche: Fahrt, Verpflegung, Übernachtung und Nebenkosten.
Fahrtkosten: Kilometerpauschale und öffentliche Verkehrsmittel
Fährst du mit dem eigenen PKW, kannst du die Kilometerpauschale von 30 Cent pro gefahrenem Kilometer ansetzen, und zwar für Hin- und Rückweg. Beim Motorrad sind es 20 Cent pro Kilometer. Nutzt du Bahn oder Flugzeug, setzt du die tatsächlichen Kosten laut Beleg an.
Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen
Für die Verpflegung auf Reisen gibt es feste Pauschalen. Diese Pauschalen nennt man Verpflegungsmehraufwand. Das ist im Grunde genommen ein fester Betrag pro Reisetag, den du absetzen darfst, ohne jeden Kaffee einzeln zu belegen. Im Inland gilt 2025/2026:
| Situation | Pauschale |
|---|---|
| Abwesenheit mehr als 8 Stunden | 14 € |
| An- und Abreisetag (mehrtägige Reise) | 14 € |
| volle 24 Stunden Abwesenheit | 28 € |
Werden dir Mahlzeiten gestellt, wird die Pauschale gekürzt: Frühstück um 20 Prozent (5,60 Euro), Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent (11,20 Euro) der vollen Tagespauschale.
Übernachtung und Nebenkosten
Übernachtungskosten sind in tatsächlicher Höhe absetzbar. Ist im Hotelpreis ein Frühstück enthalten, muss es separat ausgewiesen oder pauschal mit 5,60 Euro abgezogen werden. Zu den Reisenebenkosten zählen zum Beispiel Parkgebühren, Maut oder Gepäckaufbewahrung.
Bewirtungskosten: Regeln und Nachweise
Was sind Bewirtungskosten?
Bewirtungskosten entstehen, wenn du aus geschäftlichem Anlass Personen bewirtest, etwa ein Kunde beim Mittagessen. Nur der geschäftliche Anlass zählt, rein private Essen sind nicht absetzbar.
Die 70-Prozent-Regel
Bewirtungskosten sind grundsätzlich nur zu 70 Prozent als Betriebsausgabe absetzbar. Die restlichen 30 Prozent trägst du selbst. Anders ist es bei der Umsatzsteuer: Die kannst du bei einer ordentlichen Rechnung vollständig als Vorsteuer zurückholen (sofern du vorsteuerabzugsberechtigt bist). Vorsteuer ist im Grunde genommen die Umsatzsteuer, die du selbst beim Einkaufen zahlst und dir vom Finanzamt zurückholen kannst. Beispiel: Beim Geschäftsessen für 119 Euro bekommst du die 19 Euro Steuer zurück.
Der Bewirtungsbeleg: formale Anforderungen
Ein Bewirtungsbeleg muss diese Angaben enthalten:
- Ort und Tag der Bewirtung
- die Teilnehmer (alle, auch du selbst)
- den konkreten Anlass der Bewirtung
- die Höhe der Aufwendungen
Beim Anlass reicht keine Floskel wie "Geschäftsessen". Beschreibe konkret, worum es ging, zum Beispiel "Projektbesprechung Website-Relaunch mit Kunde XY". In Restaurants und Gaststätten muss die Rechnung vom Computer erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein (mit TSE-Absicherung). TSE (technische Sicherheitseinrichtung) ist im Grunde genommen ein manipulationssicherer Speicher in der Kasse, der jede Buchung fälschungssicher festhält.
Wichtige Neuerungen 2025/2026
Ein paar Punkte haben sich geändert oder sind neu zu beachten:
- Umsatzsteuer in der Gastronomie ab 2026: Für Speisen gilt der ermäßigte Satz von 7 Prozent, für Getränke weiterhin 19 Prozent. Details dazu im Beitrag zu Umsatzsteuer, Vorsteuer und Mehrwertsteuer.
- E-Rechnungspflicht ab 2025: Auch Bewirtungsbelege zwischen inländischen Firmen können davon betroffen sein. Eine E-Rechnung ist im Grunde genommen eine Rechnung als Computer-Datei, die Programme automatisch lesen. Mehr dazu bei der E-Rechnung 2025.
Reise- und Bewirtungskosten in der EÜR
Als Selbstständiger trägst du Reise- und Bewirtungskosten als Betriebsausgaben in deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ein. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist im Grunde genommen die einfachste Gewinnrechnung: Einnahmen minus Ausgaben. Wichtig ist die lückenlose Belegpflicht: Ohne Beleg kein Abzug. Alle Unterlagen musst du außerdem über die gesetzlichen Fristen aufbewahren.
Häufige Fehler vermeiden
- Anlass zu vage dokumentiert: Ein unkonkreter Bewirtungsanlass wird vom Finanzamt gern gestrichen.
- Belege fehlen oder sind unvollständig, besonders bei kleinen Beträgen.
- Entfernungs- und Kilometerpauschale verwechselt: Arbeitsweg ist nicht gleich Dienstreise.
Mit etwas Ordnung und den richtigen Pauschalen holst du dir zurück, was dir zusteht, ohne Ärger mit dem Finanzamt.