Warum es das gibt
Für Rechnungen, die du bekommst, gilt dieselbe Aufbewahrungspflicht wie für die, die du schreibst: acht Jahre, im Original und unveränderbar. Bei einer Papierrechnung ist das ein Ordner. Bei einer E-Rechnung ist die Datei selbst das Original, und ein Ausdruck davon ist es ausdrücklich nicht.
Genau deshalb gibt es den Eingang. Was du hier hochlädst, wird nicht nur gelesen, sondern zusätzlich unverändert archiviert, mit einem Prüfwert über die Datei. Damit kannst du jederzeit belegen, dass die Datei seit dem Empfang nicht angefasst wurde. Nebenbei zieht unternio die Daten heraus, sodass du Betrag, Fälligkeit und Lieferant nicht abtippen musst.
Wofür du es brauchst
- Ein Lieferant schickt dir eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung. Hochladen, und die Daten stehen ohne Abtippen da.
- Du musst nachweisen, dass du eine Rechnung unverändert aufbewahrst. Zu jeder Datei wird ein Prüfwert gespeichert, das Original bleibt abrufbar.
- Du willst wissen, was noch offen ist. Jede Eingangsrechnung hat einen Status von neu über geprüft bis bezahlt oder abgelehnt.
- Eine Prüfung fordert deine Belege an. Der GoBD-Export enthält die Eingangsrechnungen als eigene Datei samt Prüfwerten.
Wie genau: Schritt für Schritt
Reiter öffnen
Im Modul Angebote & Rechnungen auf den Reiter Eingang (E-Rechnung) wechseln.
Datei hochladen
XML oder PDF auswählen. unternio erkennt das Format selbst und liest Rechnungsnummer, Beträge, Steuer und Positionen aus.
Beleg prüfen
Die Detailansicht zeigt die ausgelesenen Werte. Über Original herunterladen bekommst du die unveränderte Datei zurück.
Status pflegen
Setze den Status auf geprüft, bezahlt oder abgelehnt. Das ist dein Arbeitsstand, der Beleginhalt bleibt unangetastet.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Der Großhändler stellt um und schickt seine Rechnungen nur noch als ZUGFeRD-PDF.
Was passiert beim Hochladen: unternio liest das PDF, findet die eingebetteten Daten und legt einen Eintrag an: Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Netto, Umsatzsteuer, Brutto. Parallel wandert die Originaldatei ins Archiv, zusammen mit einem Prüfwert über ihren Inhalt.
Was er damit macht: Er sieht auf einen Blick, dass die Rechnung am 12.08. fällig ist, prüft die Positionen und setzt den Status auf „geprüft“. Nach der Überweisung auf „bezahlt“. Den Betrag trägt er in seiner Liquiditätsplanung als Ausgabe im August ein.
Bei einer Prüfung: Der Prüfer bekommt den GoBD-Export. Darin steht die Eingangsrechnung mit allen Daten und dem Prüfwert, das Original lässt sich in unternio je Beleg herunterladen.
Warum du das Original brauchst
Bevor du ein Konto löschst, exportiere deine Eingangsbelege. Die Aufbewahrungspflicht liegt bei dir, nicht bei uns. Siehe Konto löschen.
Wenn es klemmt
- Der Reiter sagt, der Eingang sei nicht freigeschaltet.
- Dann fehlt die zugehörige Datenbank-Erweiterung. Melde dich beim Support, das ist eine einmalige Freischaltung.
- Mein PDF wird nicht erkannt.
- Ein normales PDF ohne eingebettete Daten ist keine E-Rechnung. unternio kann daraus nichts auslesen; für solche Belege brauchst du weiterhin deine Ablage oder dein Steuerbüro.
- Ich habe eine Rechnung versehentlich hochgeladen und will sie löschen.
- Eingangsbelege lassen sich nicht löschen, nur auf „abgelehnt“ setzen. Das ist der Preis der Unveränderbarkeit.
- Vor dem Löschen meines Kontos: was passiert mit den Belegen?
- Die Aufbewahrungspflicht liegt bei dir, nicht bei unternio. Exportier die Eingangsrechnungen samt Originaldateien, bevor du das Konto schließt.