Warum es das gibt
Die meisten Werkzeuge für Unternehmen verlangen als Erstes Dinge, die man am Anfang gar nicht hat: Steuernummer, Bankverbindung, Logo, eine saubere Kundenliste. Man legt das Konto an, steht vor einem leeren System und macht es wieder zu.
unternio dreht das um. Beim Start fragen wir genau drei Dinge: wie deine Firma heißt, welche Rechtsform sie hat und in welcher Branche du arbeitest. Aus diesen drei Angaben entsteht sofort etwas Brauchbares, nämlich eine Liste mit Pflichten, die für dich gelten. Eine GmbH bekommt andere als ein Freiberufler, ein Gastronomiebetrieb andere als ein Elektriker.
Alles andere kannst du nachtragen, und unternio sagt dir jeweils, wann es gebraucht wird. Die Anschrift brauchst du erst für die erste Rechnung, nicht für den ersten Klick.
Wofür du es brauchst
- Du gründest gerade. Rechtsform eintragen, und die Gründungs- und Steuerpflichten stehen als Aufgaben da, statt in einem Merkzettel.
- Du bist seit Jahren selbstständig und willst Ordnung. Auch dann ist der Einstieg derselbe. Bestehende Kontakte holst du danach per CSV herein.
- Du willst unternio erst einmal ansehen. Die Testphase läuft ohne Zahlungsdaten und mit vollem Funktionsumfang.
- Jemand hat dich eingeladen. Dann ist der Weg kürzer: Name, E-Mail, Passwort, und du landest direkt in der Firma, ohne eine eigene anzulegen.
Wie genau: Schritt für Schritt
Registrieren
Öffne unternio.de/app und wähle Konto erstellen. Trage Name, E-Mail-Adresse und ein Passwort ein. Das Passwort sollte mindestens acht Zeichen haben, gern länger.
E-Mail bestätigen
Wir schicken dir einen sechsstelligen Bestätigungscode. Trage ihn im Browser ein. Der Code ist nur kurz gültig, bei Bedarf kannst du dir einen neuen schicken lassen.
Kommt keine Mail an, schau im Spam-Ordner nach. Absender ist eine Adresse von unternio.de.
Firma anlegen
Jetzt fragt unternio nach dem Firmennamen, dem Land und der Rechtsform (zum Beispiel Einzelunternehmen, GbR, UG oder GmbH). Daraus leiten wir passende Pflicht-Aufgaben ab, etwa Umsatzsteuer-Voranmeldung oder Offenlegung.
Im selben Schritt tragen wir deine Anschrift ein. Sie ist Pflicht, weil sie auf jeder Rechnung steht, die du schreibst, und auf deiner eigenen unternio-Rechnung. Die Telefonnummer ist freiwillig, für eine E-Rechnung aber vorgeschrieben, deshalb fragen wir gleich mit.
Branche wählen
Wähle die Branchengruppe, die am besten passt, bei manchen Gruppen zusätzlich eine Unterkategorie. Das steuert Wortwahl (Kunden, Gäste, Patienten oder Mandanten) und die Vorschläge im Aufgaben-Register. Die Farbe bleibt blau; eine passende Branchenfarbe steht in den Einstellungen als Vorschlag bereit. Ändern kannst du alles jederzeit.
Erinnerungen entscheiden
Im letzten Schritt fragen wir ausdrücklich, ob wir dich per E-Mail an fällige Fristen erinnern dürfen. Ohne dein Ja verschickt unternio keine Erinnerungsmails. Die Entscheidung kannst du später unter Einstellungen → Vorgaben ändern.
Kurze Tour mitnehmen
Danach zeigt dir jede Seite beim ersten Öffnen in wenigen Schritten, wo was liegt. Mit Überspringen bist du sofort raus, später erneut starten geht über das Hilfe-Fenster. Siehe Geführte Touren nutzen.
Ein Beispiel
Ausgangslage: Ein Elektromeister macht sich selbstständig, Einzelunternehmen, erste Aufträge laufen bereits. Bisher verwaltet er alles in einem Notizbuch und im Kopf.
Minute 1 bis 2: Registrierung mit Name, E-Mail und Passwort. Der sechsstellige Code kommt per Mail, er trägt ihn ein.
Minute 3: Firmenname, Anschrift und Rechtsform „Einzelunternehmen“. Als Branche wählt er Handwerk, Bau und KFZ, als Unterkategorie Elektro.
Was danach dasteht: In Aufgaben & Fristen liegen bereits Einträge, die er nicht angelegt hat: Umsatzsteuer-Voranmeldung mit Intervall, Einnahmenüberschussrechnung, dazu branchentypische Vorschläge wie die jährliche Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Geräte. Jeden Vorschlag kann er übernehmen oder ablehnen.
Minute 4 bis 10: Anschrift und Telefon stehen schon in den Stammdaten, die hat die Registrierung übernommen. Er ergänzt Steuernummer und Bankverbindung, weil er noch diese Woche eine Rechnung schreiben will, und lädt sein Logo hoch. Die Zwei-Faktor-Anmeldung verschiebt er auf später, unternio legt ihm dafür eine Aufgabe mit Frist in sieben Tagen an.
Was danach sinnvoll ist
Diese drei Dinge zahlen sich sofort aus:
- Stammdaten füllen. Anschrift, Steuernummer und Bankverbindung landen automatisch auf Angeboten und Rechnungen. Siehe Stammdaten und Logo hinterlegen.
- Erste Kontakte anlegen oder importieren. Siehe Kontakte aus Excel oder CSV importieren.
- Zwei-Faktor-Schutz einrichten. Dauert zwei Minuten und schützt dein Konto wirksam. Siehe Zwei-Faktor-Schutz einrichten.
Wenn die Anmeldung hakt
Wenn es klemmt
- Die Bestätigungsmail kommt nicht an.
- Zuerst in den Spam-Ordner schauen. Kommt sie auch dort nicht an, prüf die Schreibweise der Adresse und fordere den Code neu an. Wenn du dich früher schon einmal registriert hast, meldet das System das aus Datenschutzgründen nicht als Fehler: dann melde dich einfach an, statt neu zu registrieren.
- Ich habe die falsche Rechtsform gewählt.
- Ändere sie in den Stammdaten. unternio prüft danach erneut und legt passende Vorschläge nach. Bereits angelegte Aufgaben bleiben, überflüssige löschst du.
- Ich sehe Aufgaben, die ich nie angelegt habe.
- Das sind die automatisch eingespielten Pflichten und Unternio-Infos. Sie sind normale Aufgaben, du kannst sie erledigen oder löschen.
- Ich wollte in die Firma eines Kollegen, habe aber eine eigene angelegt.
- Der Einladungslink muss beim Registrieren verwendet werden. Bitte deinen Kollegen um eine neue Einladung an dieselbe Adresse und nimm sie über den Link an.