Rechtsformen im Vergleich: Einzelunternehmen, GbR, UG, GmbH und Co. in einer Tabelle

Die sechs Optionen im Überblick

Für Gründer in Deutschland sind vor allem diese sechs Konstellationen relevant. Zu jeder gibt es bei uns einen eigenen ausführlichen Ratgeber:

• Einzelunternehmen (Kleingewerbe): eine Person, gewerblich tätig, ohne Handelsregistereintrag. Details unter Einzelunternehmen gründen.
• Eingetragener Kaufmann (e.K.): ein Einzelunternehmen, das im Handelsregister (dem öffentlichen Verzeichnis der Firmen) steht und die strengeren Regeln des Handelsrechts befolgen muss.
• Freiberufler: streng genommen keine Rechtsform, sondern ein steuerlicher Status für bestimmte Berufe. Das sind vor allem die sogenannten Katalogberufe wie Arzt, Anwalt oder Journalist. Die Abgrenzung erklärt Freiberufler oder Gewerbe.
• GbR (und eGbR): die einfachste Form für Teams ab zwei Personen. Details unter GbR gründen.
• UG (haftungsbeschränkt): die Kapitalgesellschaft ab 1 Euro Stammkapital mit Ansparpflicht. Das Stammkapital ist im Grunde genommen das Startgeld bei der Gründung. Details unter UG gründen.
• GmbH: die klassische Kapitalgesellschaft mit 25.000 Euro Stammkapital. Details unter GmbH gründen.

Die große Vergleichstabelle

Alle Kernmerkmale nebeneinander (auf dem Smartphone lässt sich die Tabelle seitlich scrollen). Kurz zu den Abkürzungen: ESt heißt Einkommensteuer, GewSt Gewerbesteuer, USt Umsatzsteuer und KSt Körperschaftsteuer (das ist die Einkommensteuer für Firmen wie UG und GmbH). EÜR ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, im Grunde genommen die einfachste Gewinnrechnung: Einnahmen minus Ausgaben.

Gründungskosten und Kapital im Detail

Bei den Startkosten liegen Welten zwischen den Formen, wobei der Unterschied kleiner ist, als er wirkt:

• Einzelunternehmen, Freiberufler, GbR: Der Start kostet fast nichts. Geld fließt höchstens in Beratung, Versicherungen und Ausstattung.
• e.K. und eGbR: Hier kommen Notar- und Registergebühren dazu, insgesamt meist ein niedriger dreistelliger Betrag.
• UG: Mit einem Musterprotokoll bleibt die Gründung günstig (grob 250 bis 400 Euro plus Stammkapital). Ein Musterprotokoll ist im Grunde genommen ein amtliches Vordruck-Formular für den Gesellschaftsvertrag, das Notarkosten spart. Empfohlen sind 1.000 bis 2.500 Euro Kapital, damit nach den Gründungskosten noch Geld übrig bleibt.
• GmbH: Notar, Handelsregister und meist Beratung summieren sich auf etwa 800 bis 1.500 Euro, mit individueller Satzung und Beratung oft 1.000 bis 3.000 Euro. Dazu kommen 12.500 Euro, die vom Stammkapital sofort eingezahlt sein müssen. Wichtig: Das Stammkapital ist kein verlorenes Geld, die Gesellschaft kann damit arbeiten.

Nicht vergessen: Alle Formen verursachen laufende Kosten, etwa für Buchhaltung, Geschäftskonto, IHK-Beitrag (bei Gewerbe) und Versicherungen. Kapitalgesellschaften liegen hier wegen Jahresabschluss und Steuerberatung deutlich höher.

Haftung im Detail

Die Haftungsfrage trennt die sechs Optionen in zwei Lager:

• Unbeschränkte Haftung (Einzelunternehmen, e.K., Freiberufler, GbR): Du stehst mit deinem gesamten Geld gerade, auch mit dem privaten. In der GbR haften alle Partner zusätzlich gesamtschuldnerisch füreinander. Gesamtschuldnerisch heißt: Jeder Partner haftet allein für die ganze Summe. Wer neu einsteigt, haftet grundsätzlich auch für alte Schulden. Wer aussteigt, haftet noch bis zu fünf Jahre nach.
• Beschränkte Haftung (UG, GmbH): Gläubiger, also die, denen die Firma Geld schuldet, können grundsätzlich nur an das Geld der Firma. Es gibt aber Ausnahmen. Vor dem Eintrag ins Handelsregister haften die Handelnden noch persönlich. Der Geschäftsführer haftet, wenn er seine Pflichten verletzt, zum Beispiel gegenüber Finanzamt und Sozialversicherung. Dazu zählt auch die Insolvenzverschleppung, also eine Firmen-Pleite zu spät anzumelden. Und Banken verlangen von jungen Firmen oft eine private Bürgschaft. Dann stehst du mit deinem privaten Geld doch wieder gerade.

Steuern und Buchführung im Detail

Steuerlich verlaufen die Grenzen anders als bei der Haftung:

• Personenunternehmen (Einzelunternehmen, e.K., Freiberufler, GbR): Das sind Firmen, hinter denen die Personen selbst stehen, nicht eine eigene Firma. Der Gewinn wird mit dem persönlichen Einkommensteuersatz der Inhaber versteuert. Gewerbebetriebe zahlen ab 24.500 Euro Gewinn Gewerbesteuer. Diese wird aber weitgehend auf die Einkommensteuer angerechnet. Freiberufler zahlen gar keine Gewerbesteuer.
• Kapitalgesellschaften (UG, GmbH): Das sind Firmen, die als eigene juristische Person gelten. Die Gesellschaft selbst zahlt Körperschaftsteuer von 15 Prozent plus Solidaritätszuschlag und Gewerbesteuer ohne Freibetrag. Zahlt die Firma Gewinn an die Gesellschafter aus, wird das noch einmal besteuert. Bei hohen Gewinnen, die in der Firma bleiben, kann das insgesamt günstiger sein als der Spitzensteuersatz. Bei kleinen Gewinnen ist es oft teurer.
• Umsatzsteuer betrifft alle gleich. Sie ist im Grunde genommen die Steuer, die auf fast jeden Verkauf draufkommt und an den Staat geht. Beispiel: Von 100 Euro Verkauf sind 19 Euro Umsatzsteuer, die du ans Finanzamt weitergibst. Unterhalb der Umsatzgrenzen steht allen die Kleinunternehmerregelung offen.

Bei der Buchführung gilt: Kleingewerbe, Freiberufler und GbR kommen mit der einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung aus (bei Gewerbebetrieben bis 800.000 Euro Umsatz beziehungsweise 80.000 Euro Gewinn, bei Freiberuflern ohne Grenze). UG und GmbH müssen immer doppelt buchen, bilanzieren und den Jahresabschluss offenlegen. Der e.K. liegt dazwischen: grundsätzlich Bilanz, unterhalb der genannten Grenzen aber EÜR erlaubt.

Wechseloptionen: von einer Rechtsform zur nächsten

Die Rechtsform ist keine Entscheidung fürs Leben. Die häufigsten Wege in der Praxis:

• Einzelunternehmen zu UG oder GmbH: der Klassiker bei wachsendem Risiko oder Gewinn. Möglich als Neugründung mit Übertragung des Geschäfts oder steuerlich begleitet als Einbringung beziehungsweise Ausgliederung. Hier solltest du unbedingt den Steuerberater einbinden, damit keine stillen Reserven ungewollt aufgedeckt werden. Stille Reserven sind im Grunde genommen versteckte Wertzuwächse. Beispiel: eine Maschine, die mehr wert ist, als in den Büchern steht. Werden sie aufgedeckt, kann Steuer fällig werden.
• Kleingewerbe zu e.K.: jederzeit durch freiwillige Handelsregisteranmeldung, ab kaufmännischem Zuschnitt sogar Pflicht.
• GbR zu OHG: passiert automatisch, wenn der Betrieb einen kaufmännischen Zuschnitt erreicht. Die OHG (Offene Handelsgesellschaft) ist im Grunde genommen die GbR-Variante für größere, kaufmännische Betriebe. Hier hast du keinen Gestaltungsspielraum, deshalb solltest du das Wachstum im Blick behalten.
• GbR zu UG oder GmbH: über Umwandlung oder Neugründung; eine eingetragene eGbR kann die formellen Wege des Umwandlungsrechts nutzen.
• UG zu GmbH: der eingebaute Weg. Sobald durch die Ansparpflicht 25.000 Euro Stammkapital erreicht sind, kann die UG per Kapitalerhöhung zur GmbH werden. Eine Pflicht dazu gibt es nicht.
• Freiberufler: Der Status kann verloren gehen, wenn gewerbliche Tätigkeiten dazukommen. Und wer als Freiberufler eine GmbH gründet, wird mit ihr gewerbesteuerpflichtig, die Gesellschaft ist dann kraft Rechtsform Gewerbebetrieb.

Kurze Einordnung: welche Form wofür

Als grobe Landkarte, ohne den Einzelfall zu ersetzen:

• Solo, geringes Risiko: Einzelunternehmen oder Freiberufler-Status. Schnell, günstig, wenig Verwaltung.
• Team, geringes Risiko: GbR, bei Immobilien oder Beteiligungen als eGbR.
• Haftungsschutz mit wenig Kapital: UG, mit dem Plan, in die GmbH hineinzuwachsen.
• Haftungsschutz, Außenwirkung, Investoren: GmbH.
• Wachsender Handelsbetrieb: e.K. als Zwischenschritt oder direkt die Kapitalgesellschaft.

Wie du diese Kriterien für deinen konkreten Fall gewichtest, führt der Entscheidungs-Ratgeber Rechtsform wählen aus. Und weil die Wahl steuerliche und rechtliche Folgen über Jahre hat, gilt: Ein Termin bei Steuerberater oder Anwalt vor der Gründung ist gut investiertes Geld.